PRIVATLIVSPOLITIK

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Organisationen indsamler, bruger og opbevarer personoplysninger om brugere af platformen youthdirection.com, herunder unge, organisationer og ungeråd. Youth Direction lægger særlig vægt på at beskytte de unges data, da mange af vores brugere er mindreårige.

1. Dataansvarlig Youth Direction, 2800 Kgs. Lyngby, CVR: 46 70 35 37, er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger. Youth Direction vurderer løbende, om organisationens behandling af personoplysninger medfører krav om udpegning af en databeskyttelsesrådgiver (DPO) efter databeskyttelsesforordningens artikel 37. Vurderingen foretages på baggrund af organisationens konkrete aktiviteter samt omfanget og karakteren af den behandling, der udføres.

2. Hvilke oplysninger indsamler vi Vi indsamler følgende typer oplysninger, afhængigt af hvordan du bruger platformen:

• Ved oprettelse af brugerprofil: navn, e-mailadresse, telefonnummer, alder/fødselsdato, adresse, profilbillede og adgangskode (opbevares krypteret) samt eventuelle interesser og ønsker til frivilligt arbejde.
• Hvis brugeren er under 18 år: oplysninger om forælder/værge, indhentet som en del af samtykkeprocessen.
• Ved kontrakter med unge under 18 år: navn og kontaktoplysninger, forælder/værges navn og kontaktoplysninger samt øvrige kontraktoplysninger, herunder hvilken frivillig aktivitet eller organisation kontrakten vedrører. Vi indsamler ikke CPR-nummer, da der er tale om frivilligt arbejde og ikke et ansættelsesforhold.
• Ved kontakt til os (kontaktformular, rådgivning): navn, e-mail og indholdet af din henvendelse.
• Automatisk indsamlede oplysninger: cookies og tracking (se afsnit 7) samt IP-adresse, browsertype og enhedsoplysninger.

3. Særligt om børn og unge under 18 år Da Youth Direction henvender sig til unge, herunder mindreårige, behandler vi personoplysninger om børn og unge med særlig omhu. For digitale tjenester, der tilbydes direkte til børn, gælder særlige regler om børns samtykke. I Danmark er den relevante aldersgrænse 15 år for samtykke til behandling af personoplysninger i forbindelse med informationssamfundstjenester. Vi vurderer konkret, hvornår der er behov for forældremyndighedsindehaverens samtykke, og sikrer, at vores samtykkeprocesser følger gældende regler. Når en ung under 18 år skal indgå en kontrakt med os, underskriver forælderen/værgen samtykket på forhånd i fysisk form, og den underskrevne samtykkeerklæring afleveres fysisk til os på optagelsesdagen. Kun de organisationer og ungeråd, som den unge selv vælger at dele sin profil med, får adgang til de relevante oplysninger – se afsnit 5.

4. Formål og retsgrundlag Vi behandler dine oplysninger til følgende formål:

5. Hvem deler vi oplysninger med Når en ung ønsker at blive matchet med en organisation eller et ungeråd, kan Youth Direction sende den unges ungeprofil til de organisationer eller ungeråd, som er relevante for det ønskede match, og som den unge har valgt eller accepteret at blive formidlet til. Ungeprofilen kan indeholde navn, e-mailadresse, telefonnummer, interesser, ønsker, alder eller aldersgruppe, profilbillede og andre oplysninger, som er relevante for matchningen. Vi deler kun de oplysninger, der er nødvendige for det konkrete formål, og informerer den unge om, hvilke oplysninger der deles og med hvem.

Efter modtagelsen af ungeprofilen kan den relevante organisation eller det relevante ungeråd kontakte den unge direkte via de kontaktoplysninger, der er delt i ungeprofilen. Organisationen eller ungerådet er herefter ansvarlig for sin egen behandling af personoplysninger i forbindelse med den videre kontakt, herunder for at informere den unge om egne behandlingsformål og eventuelle privatlivspolitik. Youth Direction kan fortsat være involveret i opfølgning og støtte før, under og efter matchningen, når det er aftalt eller nødvendigt for forløbet.

Rådgivernes kontaktoplysninger: Når en ung tilknyttes en rådgiver gennem Youth Direction, kan vi videregive rådgiverens navn og arbejdsmailadresse til den unge. Formålet er at sikre kontinuitet i rådgivningen og give den unge mulighed for at kontakte sin rådgiver efter det indledende rådgivningsforløb. Kontaktoplysningerne må alene anvendes til kommunikation, der vedrører rådgivningsforløbet. Rådgiveren informeres om denne ordning, og Youth Direction vurderer og dokumenterer det relevante behandlingsgrundlag for videregivelsen.

Vi anvender følgende eksterne tjenester. Deres rolle som databehandler eller selvstændig dataansvarlig, hvilke oplysninger de behandler, eventuelle overførsler til tredjelande samt behovet for databehandleraftale vurderes konkret for hver tjeneste. Oplysningerne nedenfor skal derfor holdes opdaterede i takt med platformens faktiske opsætning:

• Automattic (Akismet) – spambeskyttelse af formularer
• Google (Google Analytics via MonsterInsights) – statistik over besøg på hjemmesiden
• Metricool – statistik for sociale medier og hjemmesiden
• Tidio LLC – live chat-funktion på hjemmesiden
• WP Mail SMTP / Simply Mail – afsendelse af e-mails fra platformen
• WPForms – kontaktformularer
• Complianz – cookie-samtykkestyring
• Imagify – optimering af billeder, der uploades til siden
• W3 Total Cache – cache og eventuel CDN-levering af siden
• SimplyBook.me – booking-/kalenderfunktion. Der behandles ikke yderligere personoplysninger her end det, der allerede fremgår af den unges profil

Vi sælger aldrig dine oplysninger til tredjepart.

6. Overførsel til tredjelande Nogle af vores leverandører kan være etableret uden for EU/EØS eller kan behandle oplysninger via underleverandører uden for EU/EØS. Før en sådan overførsel finder sted, vurderer Youth Direction det relevante overførselsgrundlag efter databeskyttelsesreglerne, eksempelvis en tilstrækkelighedsafgørelse eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Vi vurderer også, om der er behov for supplerende sikkerhedsforanstaltninger. Oplysninger om aktuelle leverandører og overførselsgrundlag skal holdes opdaterede efter den faktiske opsætning af platformen.

7. Cookies Vi anvender nødvendige cookies og kan anvende funktionelle cookies samt statistik- og analyseværktøjer på youthdirection.com. Cookies, der ikke er teknisk nødvendige, aktiveres først efter gyldigt samtykke, hvor dette kræves. Cookieinformationen skal indeholde oplysninger om, hvilke cookies der anvendes, hvem der sætter dem, formål, varighed og eventuel videregivelse. Du kan til enhver tid ændre eller trække dit cookiesamtykke tilbage via cookieindstillingerne på siden. Se vores separate cookiepolitik for en opdateret oversigt over de enkelte cookies og deres formål.

8. Opbevaring og sletning Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt af hensyn til de konkrete formål, de er indsamlet til, eller så længe vi er retligt forpligtede til at opbevare dem. Kontrakter med unge under 18 år og tilhørende samtykkeerklæringer opbevares i den periode, der er nødvendig for dokumentation og eventuelle retlige krav. En fast opbevaringsperiode på 3 år anvendes kun, hvis den er konkret begrundet og forenelig med gældende regler. Fysisk materiale opbevares sikkert og makuleres, når opbevaringsbehovet ophører. Billede-, lyd- og videomateriale fra reklame- eller kommercielle produktioner behandles efter en særskilt medvirken- og samtykkeaftale, hvor formål, anvendelsesområder, opbevaringsperiode og procedure for tilbagekaldelse fremgår. Allerede offentliggjort materiale kan ikke nødvendigvis fjernes med tilbagevirkende kraft, men fremtidig brug vurderes i overensstemmelse med aftalen og gældende regler. Brugerprofiler opbevares, så længe kontoen er aktiv, medmindre tidligere sletning følger af en anmodning eller en anden retlig forpligtelse. Henvendelser via kontaktformular og rådgivning slettes eller anonymiseres, når forløbet er afsluttet, medmindre fortsat opbevaring er nødvendig for dokumentation, sikkerhed eller retlige krav. Regnskabsbilag opbevares i det omfang og den periode, som følger af bogføringsloven.

9. Sikkerhed Youth Direction træffer passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, tab, ændring eller misbrug. Foranstaltningerne tilpasses de oplysninger, der behandles, og de risici, der er forbundet med behandlingen. Det kan blandt andet omfatte adgangsbegrænsning, sikre adgangskoder, totrinsgodkendelse, kryptering, opdatering af systemer og sikker opbevaring af fysiske dokumenter. Vi beskriver kun konkrete sikkerhedsforanstaltninger som implementerede, når de faktisk er etableret og kontrolleret. Adgang til rådgivningsdata og fysiske samtykkeerklæringer begrænses til personer, der har et sagligt behov for adgang.

10. Dine rettigheder Som registreret har du efter databeskyttelsesforordningen ret til indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig, berigtigelse af forkerte oplysninger, sletning af dine oplysninger (“retten til at blive glemt”), begrænsning af behandlingen, dataportabilitet, indsigelse mod behandlingen samt ret til at trække et samtykke tilbage til enhver tid. For materiale fra reklame-/kommercielle produktioner gælder, at allerede offentliggjort materiale ikke kan kræves fjernet med tilbagevirkende kraft, men fremtidig brug og distribution ophører ved tilbagekaldelse af samtykket. Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte os på support@youthdirection.com. Du har også ret til at klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.dk), hvis du mener, at vi behandler dine oplysninger i strid med reglerne.

11. Ændringer af privatlivspolitikken Vi kan opdatere denne privatlivspolitik løbende. Ved væsentlige ændringer vil vi informere dig, fx via e-mail eller en meddelelse på platformen.

12. Kontakt Har du spørgsmål til denne privatlivspolitik eller vores behandling af dine oplysninger, er du velkommen til at kontakte os på support@youthdirection.com eller 2800 Kgs. Lyngby.